Come organizzarsi per gestire i progetti di comunicazione?

Ecco qualche consiglio:

Da quando lavoro nella comunicazione, devo dire che molta gente pensa di poter fare la comunicazione facilmente e nella pratica, non funziona così bene. Quello che è spesso ignorato è che in realtà, il mestiere di comunicatore, al di là delle conoscenze tecniche, richiede una grande capacità di organizzazione e bisogna essere multitasking. Soprattutto quando ci si occupa della comunicazione a 360º di un’azienda.

Come organizzarsi quando ci si gestisce la comunicazione a 360° per un’azienda?

La risposta a questa domanda è semplice e l’implementazione un po’ meno: bisogna ANTICIPARE.

Siccome la comunicazione è spesso l’ultimo anello di un’impresa, i progetti sono comunicati tardi e la pressione è messa sui responsabili della comunicazione e fornitori. Parlo qui di comunicazione esterna, che è il mio core business.

Allora bisogna riuscire a rovesciare la tendenza!

✔️ Mettere la comunicazione al cuore delle discussioni strategiche all’interno dell’azienda. Così, siamo a conoscenza dei progetti e possiamo anticipare le riunioni di lavoro con i colleghi chiavi.

✔️ Riprendere le redini della strategia di comunicazione. Mettiamo i collaboratori del marketing e vendite attorno al lavoro e definiamo insieme la strategia…

✔️ Elaborare il piano di comunicazione minuziosamente per ben tenere conto delle scadenze, i budget e i fabbisogni di risorse umane. Prende del tempo farlo ma è indispensabile!

✔️ Prioritizzare le azioni perché no, non si potrà rispondere a tutte le domande dei colleghi per comunicare sui 250 prodotti del catalogo e lanciare le 15 novità della stagione!

✔️ Condividere il piano di comunicazione con coloro che devono collaborare sui progetti, così ognuno ha l’informazione a monte.

✔️ Fissare dei limiti e in particolare sulle “piccole cose” di ultimo minuto. Una piccola cosa + una piccola cosa + una piccola cosa fa, alla fine, una giornata di lavoro.

L’organizzazione e le routine sono il cuore della gestione di progetti:

➤ Organizzare il proprio tempo per progetto nell’agenda. Personalmente, prevedo delle fasce orari per ogni missione o task e provo a non derogare.

➤ Lavorare con dei file condivisi (Teams, Google Drive, Slack…) in modo che tutti abbiano lo stesso livello di informazione.

➤ Impostare una chiamata di routine ogni settimana con i collaboratori chiavi per fare il punto sui progetti e ricordare la “to do list” e le scadenze.

➤ Fare dei reporting delle attività in corso e contattare a monte le persone che devono fornire del contenuto per le azioni di comunicazione previste -> con le deadline!

Pare semplice detto così ma non mentiamoci, la comunicazione in un’azienda è spesso l’ultima ruota del carro… Allora riuscire a prendere posto al tavolo del marketing e delle vendite, è essenziale per far capire il valore del nostro lavoro! Parlo ovviamente della mia esperienza nel settore agricolo e ortofloricolo.

Gli strumenti che utilizzo ogni giorno:

➤ Agenda Outlook dove scrivo tutte le attività sulle quali lavoro

➤ Ambiente Microsoft Teams con tutti miei documenti online, conversazioni canale per canale, creazione di To Do List, appunti su OneNote. Uno strumento sempre più utilizzato per la gestione di progetti in Francia è Notion. Non ci lavoro ma vedo che tanta gente sembra soddisfatta della piattaforma.

➤ File condivisi Teams con i miei clienti per lavorare online e in tutta trasparenza

➤ Un planning tipo GANTT che creo su Excel perché non ho ancora trovato LO strumento adatto e poco costoso! Un file integrato poi su Teams.

➤ Dei file Excel per creare e seguire il planning editoriale (e non solo) condivisi via Teams o SharePoint

➤ Le mie mail ordinate nei dossier nominativi o a secondo del progetto in maniera automatica -> faccio una regola e le mie mail arrivano direttamente nei dossier giusti.

➤ Agorapulse per programmare sui social media

➤ CANVA per creare tutti tipi di visual

Ecco come organizzo i progetti da numerosi anni ormai, sono consigli che ho applicato quando ero responsabile della comunicazione in azienda e che applico tutt’ora con i miei clienti. Consiglio anche di analizzare le campagne promozionali passate, così puoi migliorare la tua comunicazione e i tuoi processi continuamente. E tu, come fai per organizzare i tuoi progetti di comunicazione? Racconta le tue esperienza nella sezione commenti qui sotto ⬇️