Comment s’organiser pour gérer les projets de communication ?

Voyons quelques bonnes pratiques :

Depuis que je travaille dans la communication, je dois dire que beaucoup de personnes pensent pouvoir faire de la com « les doigts dans le nez » et dans les faits, ça ne marche pas si bien que ça. Ce qui est souvent ignoré c’est qu’en réalité le métier de communicant.e, au-delà des connaissances, requiert une grande capacité d’organisation et d’être multi-tâches. Surtout lorsque l’on s’occupe de la communication à 360° d’une entreprise.

Comment s’organiser quand on gère la communication à 360° pour son entreprise ?

La réponse à cette question est simple mais la mise en application un peu moins : il faut ANTICIPER.

Et comme la communication est souvent le dernier maillon dans une entreprise, les projets peuvent arriver tard et la pression est mise sur les responsables communication et prestataires. Je parle ici de communication externe, qui est mon coeur de métier.

Alors il faut réussir à renverser la tendance !

✔️ Mettre la communication au cœur des discussions stratégiques en interne. Ainsi, on est au courant des projets et on peut anticiper les réunions de travail avec les collègues clefs.

✔️ Reprendre les rênes de la stratégie de com. On met nos collaborateurs/trice du marketing et ventes autour d’une table et on élabore ensemble la stratégie 🤝

✔️ Élaborer le plan de communication minutieusement pour bien prendre en compte les délais, les budgets et les besoins en ressources humaines. Ça prend du temps mais c’est primordial !

✔️ Prioriser les actions car non, on ne pourra pas répondre à toutes les demandes des collègues pour communiquer sur les 250 produits du catalogue et lancer les 15 nouveautés de la saison !

✔️ Partager le plan de communication avec celles et ceux qui doivent collaborer sur les projets que tout le monde ait bien l’info en amont.

✔️ Fixer des limites et notamment sur les « petits trucs » de dernière minute. Un petit truc + un petit truc + un petit truc ça fait rapidement une journée de travail.

L’organisation et les routines sont le coeur de la gestion de projets :

➤ On organise son temps par projet dans son agenda. Perso, je prévois des plages horaires pour chaque mission ou tâche et j’essaie de m’y tenir le plus possible.

➤ On travaille sur des dossiers partagés (Teams, Google Drive, Slack…) pour que tout le monde ait le même niveau d’informations.

➤ On met en place un appel de routine chaque semaine avec les collaborateurs clefs pour faire un point sur les avancées projets et rappeler la « to do list ».

➤ On fait des reporting des activités en cours et on contacte en amont les personnes qui doivent fournir du contenu pour des actions de com –> Avec des deadlines !

Ça parait simple dit comme ça mais on ne va pas se mentir, la communication dans une entreprise, c’est souvent la 4ème roue du carrosse… Alors réussir à prendre place à la table du service marketing et ventes, c’est primordial pour enfin faire comprendre la valeur de notre travail ! Je parle bien entendu de mon expérience dans le secteur agricole et horticole.

Les outils que j’utilise au quotidien :

➤ Agenda Outlook où j’écris toutes les tâches sur lesquelles je travaille

➤ Environnement Microsoft Teams avec tous mes documents en ligne, conversation canal par canal, création de To Do List et prise de notes sur OneNote. Un outil de plus en plus utilisé pour la gestion de projet c’est Notion, je ne travaille pas dessus mais je vois de plus en plus de monde qui en est satisfait 😉

➤ Dossiers partagés Teams avec mes clients pour travailler en ligne et en toute transparence

➤ Un planning type GANTT que je crée sur Excel car je n’ai pas encore trouvé THE outil adapté et pour pas cher ! Fichier qui est ensuite intégré à Teams.

➤ Des fichiers Excel pour le planning éditorial et autres partagés via Teams ou SharePoint

➤ Mes e-mails rangés dans des dossiers nominatifs ou selon le projet de manière automatique -> j’effectue des règles et mes e-mails arrivent directement dans les bons dossiers.

➤ Agorapulse pour programmer sur les réseaux sociaux

➤ CANVA pour préparer tous types de visuels

➤ Les outils et plateformes internes de mes clients : Salesforce, plateforme stockage photos, etc.

Voilà comment j’organise les projets depuis de nombreuses années maintenant, ce sont des conseils que j’ai appliqué lorsque j’étais responsable communication en entreprise et que j’applique aujourd’hui avec mes clients. Je conseille vivement aussi d’analyser les campagnes mises en place, ainsi vous pourrez améliorer votre communication et vos processus en continue. Et vous, comment vous faites pour organiser vos projets de com ? Racontez-moi en commentaire ci-dessous.